Projektverwaltung für alle - dank smartsheet
Projekte ändern sich. Ständig. Das Planen und Überwachen von Projekten kostet Zeit- und verursacht Kosten. Einfacher ist es, wenn die richtigen Werkzeuge eingesetzt werden. Bei der PlanerAllianz setzen wir aus diesem Grund unter anderem auf smartsheet.
Was ist smartsheet?
Smartsheet ist eine browserbasierte Projektmanagement-Lösung. Durch smartsheet können wir gemeinsam mit Bauherrinnen, Architektinnen und den ausführenden Firmen am Projektplan arbeiten – sogar vor Ort auf der Baustelle. Denn smartsheet ist mobilfähig und lässt sich auch auf Tablets und Smartphones nutzen!
Nicht alle dürfen alles!
Mit der individuellen Rollen- und Rechtevergabe kann in jedem Projekt festgelegt werden, welche Benutzerin Zugriff auf das Projekt hat. Beispiel: Das ausführende Gewerk darf nur lesend auf den Plan zugreifen, während die Architektin auch Änderungen vornehmen darf. Die anfängliche Skepsis vor Verfälschungen oder Manipulationen des Plans können mit diesem Aspekt schnell ausgeräumt werden. Und falls etwas unklar ist: Zu jedem Eintrag im Projektplan gibt es einen Verlauf. So können Änderungen an einzelnen Positionen nachvollziehbar eingesehen werden.
Das spart Zeit!
Weil die Anpassungen im Projektplan sofort zu sehen sind, haben alle Beteiligten eine tagesaktuelle Übersicht am gesamten Planungsprozess. Die Auswirkungen etwaiger Terminverschiebungen lassen sich direkt im Baugespräch nachvollziehen – transparent für alle.
Sieht aus wie Excel – und ist deshalb schnell zu bedienen
Aufgrund der Nähe zu Excel ist keine intensive Einarbeitungszeit in die Arbeit mit smartsheet erforderlich. Der Aufbau und die Nutzung von smartsheet sind schnell erklärt: Jeder Planungsschritt wird in eine einzelne Zeile eingetragen. In jeder Zeile gibt es mehrere Spalten, wie z.B. Beginn, Ende und Dauer eines Planungsschrittes. Anhand dieser Angaben wird ein automatisch berechneter Projektplan erstellt. Über die Funktion „Vorgänger“ lassen sich Abhängigkeiten von Planungsschritten festlegen. Verschiebt sich nun ein Teil dieser Abhängigkeiten, werden alle verbundenen Schritte automatisch mit aktualisiert.
Wie kommen die Daten in das Projekt?
Wir haben in unseren Projekten verschiedenste Daten und Dateiformate, die wir von den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt bekommen. Da smartsheet Importfunktionen für verschiedene Dateiformate (MS-Project; MS-Excel und Google-Tabellen) anbietet, können wir diese in den meisten Fällen ohne Zusatzaufwand in unseren Projektplan importieren.
Smartsheet in der Praxis
Wir haben mit Oliver Kottmeier, Geschäftsführer unseres Gesellschafters Team Kaufmann GmbH über die Einführung von smartsheet bei der PlanerAllianz gesprochen.
Welche Gründe sprachen aus Ihrer Sicht für die Einführung von smartsheet?
"Wir haben eine Alternative zu dem in der Praxis oft verwendeten Programm MS-Project gesucht. Zum einen wollten wir Kosten sparen, ohne auf Qualität zu verzichten. Das ist uns mit smartsheet gelungen. Eine Lizenz erlaubt uns, beliebig vielen Personen den Zugriff auf einen Projektplan zu gewähren. Aufgrund der vernetzten Arbeitsumgebung innerhalb der PlanerAllianz war aber ein zweiter Aspekt noch entscheidender: Wir brauchten eine Lösung, mit der mehrere Personen gleichzeitig am Projektplan arbeiten können. Unabhängig vom Standort der Beteiligten."
Welche Erfahrungen hat die PlanerAllianz mit smartsheet gemacht?
"Anfangs müssen wir auf Seiten der Projektbeteiligten noch einige Zweifel ausräumen. Denn oft gibt es Unsicherheit vor zu viel Transparenz und Vorbehalte davor, anderen Personen Zugriff auf den Projektplan zu gewähren. Dann wird lieber ein PDF-Dokument mit dem eigenen Projektplan herausgegeben. Aber mit so einem statischen Dokument können wir nicht flexibel auf Änderungen reagieren. Es gibt hin- und wieder auch Berührungsängste bei der Anwendung von smartsheet direkt auf der Baustelle. Das liegt dann aber vor allem an Unwissenheit und der damit verbundenen Sorge, ggf. wichtige Daten zu verlieren bzw. zu löschen.
Wenn wir unsere Vorgehensweise und die damit verbundene Zeit- und Kostenersparnis einmal vorgestellt haben, will in der Regel keiner mehr auf das Werkzeug verzichten."
In welchen Projekten wird smartsheet eingesetzt?
"Wir nutzen smartsheet in verschiedenen Projekten. Im größten Projekt sind es über 40 Personen, die an dem Projekt beteiligt sind und alle über smartsheet auf den Projektplan zugreifen. Das längste Projekt, bezogen auf die Laufzeit, umfasst drei Jahre. Auch dieses Projekt haben wir komplett in smartsheet erfasst. Wir unterteilen das Projekt aber in unterschiedliche Bauabschnitte, die wir untereinander verlinken. Auf diese Weise wird der Projektplan deutlich übersichtlicher."
Smartsheet ist ein amerikanisches Unternehmen. Warum ist es aus Ihrer Sicht kein Risiko, dass die Daten nicht auf dem eigenen Server liegen?
"Es werden keine planungsrelevanten Inhalte in smartsheet festgehalten, wie z.B. Kalkulationen, Angebote, Detailzeichnungen etc. Wir dokumentieren lediglich den Zeit- bzw. Terminplan. Sollten Dritte an diesen Plan kommen – aus welchen Gründen und über welche Wege auch immer - ergibt sich kein Nachteil für alle Projektbeteiligten. Wir nutzen alle Features zur Aufgabenkontrolle und Fortschrittsüberwachung in smartsheet. Aber wir nutzen es nicht als Kommunikationsplattform.
Für den Austausch von Informationen greifen wir auf unsere Projektplanungsplattform PlanTeamSpace (PTS) zurück."
Weitere Informationen
Finden Sie unter www.smartsheet.com
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