So lösen wir die Herausforderung ''E-Vergabe Verfahren''

Welche Gründe sprachen aus Sicht der PlanerAllianz für die Einführung von subreport ELViS?

Die stetigen Reformen des nationalen und europäischen Vergaberechts der letzten Jahre erforderten zunehmend Ressourcen für eine rechtssichere Abwicklung der Vergabeverfahren für Bau- und Lieferleistungen für unsere Bauherrinnen. Insbesondere der Primärrechtsschutz der Bieterinnen für Verfahren im Oberschwellenbereich erforderte einen erhöhten Kontrollaufwand im Unternehmen, um die Beschaffungsprozesse so rechtssicher durchzuführen, dass die Projektabwicklung nicht durch Einspruchsverfahren der Bieterinnen zum Erliegen kommt.

Ferner stellen öffentliche Auftraggeber in Bund, Ländern und Gemeinden ihre Beschaffungsprozesse sukzessive auf die elektronische Auftragsvergabe um. Denn mit der Vergaberechtsreform, die am 18. April 2016 in Kraft getreten ist, wird die E-Vergabe bei EU-weiten Ausschreibungen verpflichtend, auch der Unterschwellenbereich wird durch die neue UVgO folgen. Aus der Vielfalt des deutschen Marktes der E-Vergabe-Plattformen wurde das Elektronische Vergabeinformations-System subreport ELViS ausgewählt, weil wir hier eine exzellente Betreuung seitens subreport hinsichtlich der Einführung des Systems in unseren Workflow erfahren durften.

Welches Werkzeug hat die PlanerAllianz vor der Einführung von subreport genutzt?

Vor Einführung der E-Vergabe über das elektronische Vergabeinformationssystem von subreport benutzte die PlanerAllianz im Wesentlichen die konventionellen elektronischen Bekanntmachungsplattformen für die Bekanntmachung der durchzuführenden Vergabeverfahren.

Die einzelnen Stufen der Vergabeverfahren wurden bisher konventionell mit den zur Verfügung stehenden Software-Medien durchgeführt. Bei Informationsbedarf und zu klärenden Problemen standen die Auftragsberatungsstellen den Bauherrinnen vermehrt zur Seite.

Welche Funktionen/Features sind aus Sicht der PlanerAllianz besonders hilfreich/nicht mehr wegzudenken?

Insbesondere die rechtssichere Dokumentation der Vergabeverfahren ist ein hilfreiches Feature, das wir nicht mehr missen möchten. Ferner stellt subreport ELViS für die einzelnen Schritte der Vergabeverfahren - von der Erstellung des Bekanntmachungstextes auf den stets aktualisierten Formblättern bis zum Versand der Informations- und Absageschreiben -  sehr hilfreiche Abarbeitungs-Routinen zur Verfügung. Diese ermöglichen es – ohne größeren Aufwand – Personalressourcen einzusparen und die zwingenden Vergabefristen korrekt einzuhalten.

Welche Erfahrungen hat die PlanerAllianz mit subreport ELViS gemacht?

Die Einführung von subreport ELViS hat die Prozesse in unserem Unternehmen rund um die Abwicklung der Vergabeverfahren sehr vereinfacht und von dem Druck für unsere Mitarbeiterinnen befreit, dass bereits kleine Formfehler im Vergabeverfahren ganze Projekte „lahmlegen“ können.

Im direkten Vergleich zu anderen Lösungen: Wie aufwändig ist die Einarbeitung in das Produkt?

Die Einarbeitung in das Vergabeinformationssystem ELViS ist sehr einfach. Die Struktur der Eingabemasken ist klar und folgt einer verständlichen Logik. subreport bietet einen kostenlosen Präsentations- und Einarbeitungsservice mittels einer Demo-Version für die Software. Bei Fragen steht jederzeit ein Kundenbetreuer zur Verfügung.

Welche Funktionalitäten fehlen Ihnen ggf. in subreport ELViS?

Einige Funktionalitäten sind in ELViS noch nicht verfügbar, werden aber in Rückkopplung mit dem Nutzer ständig eingepflegt. Dies betrifft insbesondere spezielle Formalien der Vergabeverfahren, zum Beispiel verschiedene Informations- und Absageschreiben bei losweiser Vergabe einer Vergabeeinheit.

Lassen sich die eingesparten Kosten durch die Nutzung der eVergabe-Lösung von subreport beziffern?

Unsere Erfahrung mit der Nutzung des Vergabeinformationssystems subreport ELViS zeigte, dass wir ca. 1/3 der Personalressourcen bei der formellen Abwicklung der Vergabeverfahren einsparen können.  Diese Personalressourcen können im Unternehmen anderweitig eingesetzt werden.